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5 conseils pour gagner du temps lors de vos voyages d'affaires



J'avais l'habitude d'arriver à l'aéroport 45 minutes avant mon vol. Même si ça se transformait en course folle dans le terminal, il me restait généralement 25 minutes avant le décollage.

Je pensais que c'était une utilisation judicieuse de mon temps : rester au bureau jusqu'au dernier moment et limiter l'attente à l'aéroport. Mais si se précipiter à la dernière minute n'était pas la meilleure façon d'être efficace ? Pour être honnête, tout ce que je réussissais à faire pendant ces 25 minutes c'était lire quelques e-mails et passer des appels... Rien de très productif, me direz-vous.

J'ai eu une révélation l'année dernière lorsqu’un vol a été annulé à la dernière minute et que j'ai eu deux heures à tuer. Avec tout ce temps devant moi, j'ai sorti mon ordinateur et j'ai commencé à travailler sur la présentation que je devais faire le lendemain. Et en fin de compte, j'étais impressionnée par tout ce que j'avais accompli avant que l'avion ne décolle, à savoir bien plus que ce que j'aurais pu faire pendant le vol.

Cette expérience a complètement changé la façon dont je perçois le temps pendant mes voyages. Au lieu de toujours songer à gagner du temps ou à en dégager, je me concentre désormais sur la façon dont je peux l'utiliser efficacement.

Voici 5 conseils que j'ai choisi de partager avec vous pour vous aider à gagner en productivité :



#1 : Transformez votre temps d'attente en temps de travail

Arrivez à l'aéroport deux heures avant votre départ. Si possible, obtenez un coupe-file pour passer plus rapidement les contrôles de sécurité (comme un TSA aux États-Unis). Cela vous fera gagner 15-20 minutes et aurez l'esprit léger pour bien travailler.

Une fois les contrôles de sécurité passés, trouvez-vous un coin calme pour travailler. En l'espace de 1h30 avant le vol, il est possible d'être productif (plutôt que simplement lire en diagonale vos e-mails). Si vous avez besoin d'une prise, assurez-vous qu'il y en a une à côté de votre siège avant de vous asseoir. Autrement, vous devrez casser votre rythme de travail pour en trouver une.

Si vous voyagez en voiture ou en train, vous avez assez de temps pour travailler sur quelque chose de concret et être productif. Bien qu'il soit tentant de n'arriver que quelques minutes avant le départ, des retards imprévus peuvent transformer le meilleur des itinéraires en véritable cauchemar.



#2 : Travaillez sur une tâche qui s'intègre parfaitement à vos voyages

Concentrez-vous sur des activités qui peuvent être faites sur un seul appareil ou une seule application, et ne dépendez pas d'éléments que vous ne pouvez pas contrôler, comme la connexion Wi-Fi.

En d'autres mots, ne prévoyez pas de vidéoconférence dans le train ou d'accéder à votre logiciel CRM pour effectuer des analyses pointues sur différents fichiers Excel pendant votre heure et demi à l'aéroport. C'est trop compliqué et il est donc facile de commettre des erreurs lorsque vous n'êtes pas à votre bureau.

Au lieu de cela, pourquoi ne pas essayer de commencer à préparer des projets que vous pourrez compléter à l'aéroport ou à la gare, ou avant de commencer une réunion ? Voici ce que je préfère :

  • Lire : c'est la meilleure des activités à mon sens. Elle ne requiert qu'un seul support ; aucune préparation ni connexion.
  • PowerPoint : travailler sur des slides est plus facile que d'essayer de constituer des rapports et des analyses lorsque l'on n'est pas à son bureau.
  • Fichiers Excel : votre meilleur allié lors de vos déplacements. Nul besoin de noircir des pages et toutes les données sont à votre portée.


#3 : Apprenez à gérer votre temps pour rester concentré et productif


Selon la méthode conseillée au point #2, apprenez à utiliser ce temps pour améliorer l'efficacité de votre travail. Impartissez un temps précis à chacune de vos tâches.

Vous utilisez un appareil Windows ? Prenez, par exemple, la durée de vie de la batterie (2h à 2h30 en moyenne) comme temps de référence. Débranchez le chargeur et continuez à travailler jusqu'à épuisement de la batterie. Si votre batterie dure très longtemps, vous pouvez également mettre une alarme sur votre téléphone ou télécharger l'une des nombreuses applications dédiées à cela. Celles que je préfère sont Timer Loop et MenuTimer.

Et si vous réservez vous-même vos voyages d'affaires, vous pouvez également utiliser cette méthode pour optimiser votre processus de choix et de réservation de la même façon. Par exemple, lancez-vous un défi : trouvez et réservez l'hôtel idéal en moins de 10 minutes.



#4 : Choisissez le bon emplacement pour votre hébergement

Attention aux économies que vous choisissez de faire. Ce conseil est l'un des plus importants pour les personnes chargées de réserver les voyages ainsi que pour les voyageurs d'affaires.

Lorsque vous recherchez un hôtel pour un collègue ou pour vous-même, vous ne devez pas simplement entrer le nom de la ville dans le formulaire de recherche car ce faisant, vous risquez d'atterrir à des kilomètres de là où vous devrez être le lendemain matin.

Réservez votre hôtel à proximité du lieu où vous serez attendu. Vous pourrez ainsi aller à votre rendez-vous à pied et vous ne dépenserez pas en transport. D'ailleurs, avec ce temps en plus, vous pourrez vous concentrer sur des projets plus importants, au lieu de passer du temps dans le métro ou à héler un taxi.



#5 : Connectez-vous en toute liberté

Ne dépendez pas de la connexion Internet à l'hôtel, à l'aéroport ou sur votre téléphone. Le moment où vous en aurez le plus besoin sera également celui où ça ne marchera pas.

Mon conseil est simple : utilisez un routeur sans fil, un dongle ou d'autres solutions vous permettant d'accéder à un réseau Wi-Fi privé d'au moins 30 Mo/s sans consommer la batterie de votre téléphone. Ces réseaux sont d'ailleurs plus sûrs que ceux qui sont partagés.

De quelle façon cela peut-il vous faire gagner du temps ? Eh bien, si vous avez déjà parcouru les rues d'une ville inconnue, en étant désespérément à la recherche d'une borne Wi-Fi pour envoyer votre rapport dans les temps, vous en comprendrez tout de suite les avantages.


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